开窍了!现金收款机里的内部控制思想

来源:本站发布时间:2020-06-11

收款机是企业销售活动中普遍使用的现金管理工具。收款机不但提供了一种展示和记录商店销售数量和销售金额的手段。世界上早的收款机是在1879年,由美国的詹敏斯·利迪和约翰·利迪兄弟制造,其功能只实现营业记录备忘和监督雇用人的不轨行为。现代的收款机融合了计算机网络技术,具备直接即时入账、网上实时处理能力,可以在网络环境下工作的商业工作站。收款机如愿以偿地满足了全世界商店经营者的心愿,它在会计业务上的高准确性、销售统计上的高效率性,使得商业经营者可以迅速、准确地掌握销售终端环节,并大规模地降低经营成本。它也是现代内部会计控制思想的体现和实现的工具。收款机描摹了内部控制思想的框架及并将其付诸实践。

降低了现金销售中的舞弊行为

收款机的应用过程中还有一个有趣的故事。约翰帕特森(John H. Patterson)曾是一个濒临亏损的小零售商。另他头疼的问题是雇员侵吞销售款的行为没有一个较好的办法解决。一天,某人卖给他一台粗糙的收款机,他便应用在销售中。这项发明改变了商店的经营方式。它使计算变得更为方便,直接向顾客显示精确的支付总额。现代化的现金出纳机还把所售货物的细目印在一张给顾客的收据上,与此同时商店也保存了一份交易记录。收款机的使用让他扭亏为盈,因为收款的雇员受到收款机操作程序的监督。从而使职员的偷盗行为难以得逞。这是内部控制思想在财务会计领域的第一次成功运用的范例。一部简单的收款机通过程序设计制止了销售收款环节的不道德行为,可谓是内部控制的雏形。更有趣的是帕特森看中了收款机背后的巨大商机,后竟成为世界收款机销售巨头。

如果把使用收款机前后的收款过程相比较就会发现。使用收款机时收银员的工作置于机器的固有程序和顾客的监督之下,使得收银员丧失了多收或少收顾客现金的机会。收款机自身的记录功能更是可以杜绝收银员监守自盗的机会。但是老式的收款机不能杜绝收银员和顾客串通作弊,比如收银员不经过收银机就把商品给自己的同伙带出商店。

改善了内部控制环境

随着时间的推移,高科技手段的运用使得自助收款机得以问世并广为流传。收款机一直在不断改进,新式的收款机既有计算机的通用接口,可以连接多种网络,又有适用于商业环境的专用接口,如磁卡阅读器、钱箱、条形码阅读器外设接口,还具有针对商业环境的专用键盘。如何在无人值守的情况下通过客户操作自助收款机完成销售过程而不出现顾客偷拿商品的情况是自助收款机的一大难题。

自助收款机将更多的收银员从老式收款柜台后面解放出来,节约了人力资源的同时节约了客户排队等候的时间。使用自助收款机的亲身经历使笔者体会到收款机中所体现的内部控制思想。资助收款机程序化的设计使得顾客从扫描记录商品数量,自动显示销售金额,收款找零等一系列过程可以自动完成。当顾客扫描商品条码到收款机之后,屏幕会显示商品数量、单价、金额以及折扣等信息。这时顾客必须将扫描后的商品放到指定位置,或经由转送带运送到装货区,或者直接放置到购物袋中。自动称量装置会对商品的重量等特征与所显示的商品销售记录进行比对,避免了错拿商品的情况发生。如果这一程序没有顺利完成,将不能扫描下一件商品,同时自助收银机会发出声音提示,以提醒工作人员关注这个通道并进行干预。整个扫描过程完成后,自动收款机还可以自动识别现金并找零,或者与银行信用卡、借记卡系统相连完成收款过程。几乎美国所有的商场中都有自动收款机专用通道,只需少数员工值守即可。正常情况下顾客基本不需要工作人员辅助就可以完成整个过程,但是却很少发生偷窃等行为。其根本原因不是顾客的道德水准高,而是程序化的设计运用了内部控制的思想,让偷窃的念头不能轻易实现。如果不按照自动收款机设计的程序进行操作,就会把自己置于商场工作人员和顾客的同时关注之下,试想有谁会在这种情况下实施偷窃。

著名投资家查理芒格对收银机的贡献评价颇高。他指出收银机为人类道德水准的提高做出了卓越贡献。像收银机那样杜绝弄虚作假的系统,可以通过减少罪恶,提升文明的行为经济行为。内部控制活动所针对的就是经济活动中的弄虚作假甚至是舞弊行为,正确的程序设计和适当的工具的引入可以帮助企业形成完善的制度规则。一个好的规则可以是坏人变好,相反,一个坏的制度却能是好人学坏。这句话用到内部控制制度的设计中同样适用。如果在内部控制的作用下,人作为控制对象能够自动提高尊重规则遵守规则的高尚职业道德,才是内部控制制度完善的源头活水。

内部控制完善应重视利用工具

人类社会的历史就是一部发明和利用工具改造自然的过程。在这个过程中工具的发明和利用起到了举足轻重的作用。古人语:“磨刀不误砍柴工”、“工欲善其事必先利其器”等便是明证。在现代企业完善内部控制制度的过程中,内部控制规范的制定、细则的出台只是为内部控制打好了制度基础,其终落实必须深入到生产经营活动的每个环节。内部控制思想应该体现在劳动者利用生产工具的整个过程中,将内部制度控制和内部牵制内化为生产经营活动的必要组成部分,并将其整合到企业的管理信息系统中去。内部控制制度的设计不能仅仅停留在“制度上墙”,不能仅仅满足于认清了控制的对象,制定了控制措施,而应该像现金收款机的发明一样,有针对性地设计内部控制的程序,科学地设计内部控制工具,器具。内部控制制度不仅应该程序化,而且应该进一步机械化、电子化。

内部控制的软肋在于不能有效防止内部人相互串通舞弊的情况,很大一部分原因是内部控制制度过度依赖人在内部控制制度中的作用。特别是家族企业中,企业内部的血亲、婚亲、宗亲、乡亲等关系成为了家族企业的基本人际关系,再加上一起“打天下”的兄弟,共同构成了家族企业的人事关系。整个家族企业行事陷入了以“情”为重,辅之以“理”,万不得以才用“法”的裙带关系泛滥的局面,在这种环境下,任何表面完善的内部控制制度条文都显得苍白无力,在扭曲的执行体系中变成一纸空文,后成为用之无效,弃之有违规则的“鸡肋”。我们欣喜地看到,我国很多商业零售企业已经广泛地应用了现代化的现金收款系统,以此提升了内部控制水平,加强了企业管理,提高了效率。实践证明,应用诸如收款机等现代技术手段打造的内控工具,是对内部控制思想的实践和物化,是内部控制完善的必然路径。

合肥收银机,安徽收银机,认准赛普科技!我公司是一家专业的收银机、收银系统、收银软件公司,在安徽业内有着一致的好评!不管是超市收银机还是餐饮收银机,我们都为您提供优质的产品!

Copyright © 2020 安徽收银信息服务网 All Rights Reserved 皖ICP备13010333号-10 皖公网安备 34010402702176号